Rotina Diária da Secretária

Rotina Diária da Secretária

Guia completo para uma rotina organizada, produtiva e sem estresse usando o ClínicaWork.

🌅 Abertura da Clínica (30 min antes)

Checklist de Abertura

1. Prepare o Ambiente (10 min)

• Ligue equipamentos
• Organize recepção
• Verifique materiais
• Prepare documentos do dia

2. Acesse o Sistema (5 min)

• Faça login no ClínicaWork
• Visualize dashboard do dia
• Verifique notificações
• Identifique prioridades

3. Revise Agenda (15 min)

No Sistema:

• Abra agenda do dia
• Veja todas as consultas
• Identifique status de confirmações
• Prepare lista impressa (se necessário)

Verificações:

• ✅ Confirmados (verde) — OK
• ⏳ Aguardando (amarelo) — Ação necessária
• ❌ Não respondeu (vermelho) — Ligar urgente

Ações Prioritárias

Ligue para Não Confirmados:

"Bom dia, Sr. João! Aqui é da Clínica XYZ.
Temos você agendado hoje às 14h com
Dr. Carlos. Confirma sua presença?"

Se Confirmar:

• Marque como confirmado (🟢)
• Agradeça
• Lembre preparações se houver

Se Desistir:

• Reagende imediatamente
• Ou libere horário
• Ofereça para lista de espera

📞 Atendimento Telefônico

Boas Práticas

Atenda Profissionalmente:

"Bom dia/tarde! Clínica [Nome], [Seu Nome],
em que posso ajudar?"

Sorria ao Falar:

• Tom de voz faz diferença
• Transmita profissionalismo
• Seja acolhedora
• Ouça atentamente

Situações Comuns

Novo Agendamento:

1. Identifique paciente
2. Entenda necessidade
3. Ofereça horários
4. Confirme dados
5. Envie confirmação

Reagendamento:

1. Localize consulta
2. Ofereça novos horários
3. Ajuste na agenda
4. Confirme mudança

Resultado de Exame:

1. Identifique paciente
2. Verifique se chegou
3. Se sim: agende retorno
4. Se não: oriente sobre prazo

Dúvidas:

1. Ouça com atenção
2. Se souber: responda
3. Se não: consulte médico
4. Retorne rapidamente

🏥 Recepção de Pacientes

Chegada do Paciente

1. Receba Calorosamente

"Bom dia, Sr. João! Bem-vindo!
Tudo bem com o senhor?"

2. Check-in no Sistema

• Localize na agenda
• Marque “Chegou”
• Médico é notificado automaticamente

3. Confirme Dados

"Vamos confirmar seus dados rapidamente?
Seu telefone continua (11) 98765-4321?"

No Sistema:

• Atualize se necessário
• Confirme convênio
• Verifique documentação

4. Orientações

"O doutor está atendendo. Em cerca de
15 minutos ele estará liberado.
Fique à vontade na recepção."

Organização da Espera

Gerencie Expectativas:

• Informe tempo estimado
• Se atraso: explique e ofereça opções
• Mantenha ambiente confortável
• Ofereça água, café

Prioridades:

• Urgências primeiro (com aval médico)
• Respeite ordem de chegada
• Comunicação transparente

💻 Gestão da Agenda

Durante o Dia

Monitore Constantemente:

• Confirmações que chegam
• Mudanças necessárias
• Encaixes possíveis
• Atrasos do médico

Seja Proativa:

Faltas Prováveis (1h antes):

• Ligue última tentativa
• Se não atender: libere horário
• Ofereça para lista de espera
• Ou guarde para encaixe

Encaixes:

• Consulte médico
• Avalie urgência
• Identifique janelas
• Ajuste horários seguintes

Comunicação:

• Use chat interno com médico
• Mantenha pacientes informados
• Registre tudo no sistema
• Seja transparente

💰 Gestão Financeira

Recebimento de Pagamentos

Após Cada Consulta:

1. Abra Conta Gerada

• Sistema cria automaticamente
• Valor já preenchido
• Vinculado ao paciente

2. Receba Pagamento

Dinheiro:

• Confirme valor
• Calcule troco (sistema ajuda)
• Registre no caixa
• Entregue recibo

Cartão:

• Passe na maquininha
• Confirme transação
• Registre no sistema
• Entregue comprovante

PIX:

• Gere QR Code no sistema
• Paciente paga
• Aguarde confirmação
• Registre pagamento

Boleto:

• Gere no sistema
• Envie por WhatsApp
• Ou imprima
• Oriente sobre pagamento

3. Agende Retorno

• Se médico solicitou
• Escolha data
• Configure lembretes
• Confirme com paciente

Controle de Caixa

Durante o Dia:

• Registre tudo imediatamente
• Organize dinheiro em caixa
• Separe valores grandes
• Controle troco disponível

Ao Final:

• Conte dinheiro físico
• Compare com sistema
• Investigue diferenças
• Feche caixa no sistema

💬 Comunicação com Pacientes

WhatsApp Business

Responda Rapidamente:

• Média de 5-10 minutos
• Se não puder: avise prazo
• Seja objetiva e clara
• Use emojis moderadamente

Mensagens Comuns:

Agendamento:

Olá! Claro, vamos agendar sua consulta.
Qual especialidade você precisa?

Reagendamento:

Sem problema! Posso te oferecer:
- Terça, 15h
- Quarta, 10h
Qual prefere?

Resultado:

Oi! O resultado ainda não chegou.
Prazo do laboratório é 3 dias úteis.
Assim que chegar, te aviso! 😊

E-mails

Profissionalismo:

• Assunto claro
• Saudação adequada
• Texto objetivo
• Despedida cordial
• Assinatura completa

Respostas Rápidas:

• Até 4 horas
• Se não souber: diga que vai verificar
• Retorne sempre
• Seja educada

📊 Tarefas Administrativas

Organização de Documentos

Prontuários:

• Anexe exames recebidos
• Organize por data
• Identifique duplicados
• Notifique médico

Recibos e Notas:

• Arquivo físico organizado
• Digital no sistema
• Fácil localização
• Backup regular

Relatórios

Diários:

• Conferência de caixa
• Lista de atendimentos
• Pendências do dia

Semanais:

• Resumo financeiro
• Taxa de confirmações
• Novos pacientes
• Melhorias necessárias

🔄 Tarefas Periódicas

Diárias

• Revisar agenda do dia
• Ligar para não confirmados
• Receber pacientes
• Registrar pagamentos
• Fechar caixa
• Preparar dia seguinte

Semanais

• Revisar agenda da semana
• Confirmar materiais/insumos
• Fazer cobranças pendentes
• Enviar relatórios
• Organizar arquivos

Mensais

• Fechamento financeiro
• Inventário de materiais
• Atualização de cadastros
• Campanhas de reativação
• Limpeza de dados

🎯 Dicas de Produtividade

Priorização

Urgente e Importante:

• Emergências
• Confirmações do dia
• Cobranças críticas

Importante, Não Urgente:

• Planejamento
• Organização
• Melhorias

Urgente, Não Importante:

• Interrupções
• Algumas ligações
• Delegue quando possível

Não Urgente, Não Importante:

• Deixe para quando sobrar tempo
• Ou elimine

Organização Pessoal

Use o Sistema:

• Tarefas e lembretes
• Anotações importantes
• Histórico de comunicações
• Tudo centralizado

Evite Papel:

• Digital sempre que possível
• Menos para perder
• Fácil de buscar
• Backup automático

Gestão de Tempo

Blocos de Tempo:

• Manhã: confirmações e agendamentos
• Durante: recepção e pagamentos
• Tarde: administrativo e planejamento

Evite Multitarefa:

• Uma coisa de cada vez
• Termine antes de começar outra
• Mais qualidade, menos erro

🤝 Relacionamento com Médico

Comunicação Efetiva

Use Chat Interno:

• Mensagens claras
• Contexto completo
• Aguarde resposta
• Confirme entendimento

Reuniões Breves:

• Início/fim do dia (5-10 min)
• Alinhe prioridades
• Resolva dúvidas
• Feedback mútuo

Suporte ao Atendimento

Facilite Trabalho Dele:

• Prontuários prontos
• Ambiente organizado
• Informações atualizadas
• Interrupções apenas urgentes

🌙 Fechamento do Dia

Checklist Final (20 min)

1. Financeiro (10 min)

• Feche caixa
• Confirme lançamentos
• Imprima relatório
• Guarde valores

2. Agenda (5 min)

• Revise dia seguinte
• Confirme preparações
• Liste pendências

3. Organização (5 min)

• Organize recepção
• Arquive documentos
• Prepare materiais
• Desligue equipamentos

Passagem de Plantão

Se Há Outro Turno:

• Liste pendências
• Informe urgências
• Compartilhe observações
• Garanta continuidade

📈 Crescimento Profissional

Aprimoramento

Aprenda Sempre:

• Novos recursos do sistema
• Melhores práticas
• Atendimento ao público
• Gestão de clínicas

Participe:

• Treinamentos oferecidos
• Comunidade ClínicaWork
• Webinars e eventos
• Compartilhe experiências

Seja Protagonista

Sugira Melhorias:

• Você está na linha de frente
• Conhece os problemas
• Tem ideias valiosas
• Seja ouvida

🎯 Próximos Passos

Aprimore suas habilidades:

• Atendimento ao Paciente — Excelência no atendimento
• Organização da Agenda — Domine a agenda
• Agenda Dia a Dia — Guia completo

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