Agenda - Dia a Dia

Agenda - Uso Diário

Guia completo para usar a agenda do ClínicaWork no dia a dia, desde a abertura da clínica até o fechamento.

🌅 Início do Dia

Checklist Matinal (15 minutos)

1. Revise a Agenda do Dia

• Acesse o dashboard
• Visualize todas as consultas agendadas
• Verifique confirmações recebidas
• Identifique pendências

2. Confirme Pendências

• Veja quem ainda não confirmou
• Ligue para não confirmados (se próximo ao horário)
• Marque como confirmado após contato
• Libere horários de faltas prováveis

3. Prepare Prontuários

• Sistema pré-preenche automaticamente
• Revise informações importantes
• Separe exames anexados
• Verifique observações especiais

4. Organize Recepção

• Imprima lista de pacientes do dia
• Prepare documentos necessários
• Organize fichas (se usar físicas)
• Verifique materiais

📞 Atendimento de Ligações

Novo Agendamento por Telefone

Passo 1: Identifique o Paciente

Secretária: "Bom dia! ClínicaWork, em que posso ajudar?"
Paciente: "Gostaria de agendar uma consulta"
Secretária: "Claro! Qual seu nome completo?"

No Sistema:

• Digite o nome na busca
• Se já cadastrado: informações aparecem
• Se novo: clique em “Novo Paciente”

Passo 2: Identifique a Necessidade

Secretária: "É primeira consulta ou retorno?"
Paciente: "Primeira consulta"
Secretária: "Entendi. Qual o motivo da consulta?"

No Sistema:

• Selecione “Primeira Consulta”
• Sistema sugere duração adequada
• Adicione observação se necessário

Passo 3: Ofereça Horários

Secretária: "Tenho disponível terça às 14h
ou quarta às 10h. Qual prefere?"

No Sistema:

• Sistema mostra horários livres
• Baseado nas preferências
• Cores indicam disponibilidade
• Clique para agendar

Passo 4: Confirme Dados

Secretária: "Perfeito! Então fica agendado
para terça, 15/05 às 14h com Dr. João.
Pode me confirmar seu WhatsApp?"

No Sistema:

• Confirme data e hora
• Verifique/atualize contatos
• Salve observações
• Sistema envia confirmação automática

Reagendamento

Situação: Paciente Pede Remarcação

Método 1 - Arraste e Solte:

• Localize a consulta na agenda
• Clique e arraste para novo horário
• Sistema confirma mudança
• Paciente recebe notificação automática

Método 2 - Edição:

• Clique na consulta
• Clique em “Editar”
• Selecione nova data/hora
• Salve alterações

Comunicação:

Secretária: "Remarcado para {nova_data}
às {novo_horario}. Você receberá uma
confirmação por WhatsApp."

🏥 Recepção de Pacientes

Chegada do Paciente

1. Check-in

• Localize paciente na agenda
• Marque como “Chegou”
• Sistema notifica médico
• Atualiza status na recepção

2. Confirmação de Dados

Secretária: "Bom dia, Sr. João! Vamos
confirmar seus dados?"

No Sistema:

• Verifique/atualize endereço
• Confirme telefones
• Atualize convênio se necessário
• Verifique documentação

3. Preparação para Atendimento

• Entregue ficha (se necessário)
• Informe tempo de espera
• Oriente sobre procedimentos
• Ofereça conforto

Encaixes e Urgências

Quando Há Solicitação:

1. Avalie a Situação

Secretária: "É uma urgência?
Pode me contar o que está acontecendo?"

2. Consulte o Médico

• Use chat interno
• Descreva situação
• Aguarde orientação

3. Busque Horário

No Sistema:

• Visualize agenda completa
• Identifique pequenas janelas
• Verifique possibilidade de encaixe
• Considere estender horário (se acordado)

4. Agende o Encaixe

• Marque como “Encaixe” (cor diferenciada)
• Informe tempo estimado
• Ajuste horários seguintes se necessário
• Notifique médico

📱 Confirmações Durante o Dia

Monitoramento Contínuo

Painel de Confirmações:

• Verde ✅: Confirmados
• Amarelo ⏳: Aguardando
• Vermelho ❌: Sem resposta

Ações Necessárias:

2-3 Horas Antes:

• Ligue para não confirmados
• Ofereça horário para desistentes
• Libere para lista de espera
• Confirme encaixes

1 Hora Antes:

• Última tentativa de contato
• Se não atender: marque como “falta provável”
• Mantenha na agenda (pode aparecer)
• Prepare para possível encaixe

Lista de Espera

Quando Há Desistência:

1. Sistema Alerta

• Horário liberado
• Lista de espera disponível
• Pacientes em ordem de prioridade

2. Contate Primeiro da Lista

Secretária: "Olá! Temos um horário disponível
hoje às 15h. Consegue vir?"

3. Se Aceitar

• Agende imediatamente
• Envie confirmação
• Remova da lista de espera
• Notifique médico

🔄 Gestão de Atrasos

Paciente Atrasado

Até 15 Minutos:

• Acomode normalmente
• Informe médico do atraso
• Ajuste tempo de consulta se necessário

Mais de 15 Minutos:

• Ligue para paciente
• Avalie se ainda vem
• Considere reagendamento
• Ofereça próximo horário se agenda permitir

Médico Atrasado

Comunicação Proativa:

Secretária: "Sr. João, o doutor está
atrasado cerca de 20 minutos devido a uma
urgência. O senhor pode aguardar ou
prefere remarcar?"

No Sistema:

• Ajuste horários subsequentes
• Notifique pacientes seguintes
• Ofereça alternativas
• Registre ocorrência

💰 Fechamento Financeiro

Após Cada Consulta

1. Confirme Atendimento

• Marque consulta como “Realizada”
• Sistema cria conta automaticamente
• Valor conforme tabela

2. Registre Pagamento

• Selecione forma de pagamento
• Confirme valor recebido
• Emita comprovante/recibo
• Sistema baixa automaticamente

3. Agende Retorno

• Se médico solicitar
• Escolha data aproximada
• Configure lembrete
• Informe paciente

🌙 Fim do Dia

Checklist de Fechamento (15 minutos)

1. Revise o Dia

• Confirme todas as consultas realizadas
• Verifique se há pagamentos pendentes
• Marque faltas no sistema
• Anote observações importantes

2. Prepare Amanhã

• Revise agenda do dia seguinte
• Identifique preparações necessárias
• Verifique confirmações já recebidas
• Liste pendências

3. Fechamento Financeiro

• Confira caixa
• Valide lançamentos
• Imprima relatório do dia
• Feche caixa no sistema

4. Organização

• Arquive documentos
• Organize recepção
• Prepare materiais para amanhã
• Desligue equipamentos

⚡ Atalhos e Dicas

Atalhos de Teclado

Navegação:

• Ctrl/Cmd + N: Nova consulta
• Ctrl/Cmd + F: Buscar paciente
• Ctrl/Cmd + H: Ir para hoje
• Setas: Navegar pela agenda

Ações:

• Enter: Abrir consulta selecionada
• Delete: Cancelar consulta (com confirmação)
• F5: Atualizar agenda

Dicas de Produtividade

Use Visualização Adequada:

• Manhã/Tarde: Visão por período
• Planejamento: Visão semanal
• Busca rápida: Visão por médico

Aproveite Cores:

• Identifique rapidamente status
• Priorize ações necessárias
• Visualize padrões

Favoritos:

• Salve buscas frequentes
• Crie atalhos personalizados
• Configure visões preferidas

Automatize:

• Templates de mensagens
• Respostas rápidas
• Fluxos recorrentes

🚨 Resolução de Problemas

Situações Comuns

Paciente Não Aparece na Busca:

• Verifique ortografia
• Busque por CPF ou telefone
• Pode estar cadastrado com variação do nome
• Crie novo cadastro se necessário

Horário Não Disponível:

• Verifique bloqueios
• Confirme configuração de horários
• Veja se há sobreposição
• Consulte médico se necessário

Sistema Lento:

• Verifique conexão internet
• Atualize página (F5)
• Limpe cache do navegador
• Contate suporte se persistir

Confirmação Não Enviada:

• Verifique número WhatsApp
• Confirme que paciente tem app
• Tente SMS ou e-mail
• Ligue se urgente

📞 Quando Buscar Ajuda

Suporte Disponível:

• Chat ao vivo: Resposta imediata
• WhatsApp: (11) 99999-9999
• E-mail: suporte@clinica.work
• Telefone: (11) 3333-3333

Casos para Suporte:

• Erros técnicos
• Dúvidas sobre funcionalidades
• Configurações avançadas
• Sugestões de melhoria

🎯 Próximos Passos

Domine outras áreas:

• Criando Prontuários — Atendimento médico
• Gerenciando Pacientes — Cadastro completo
• Fluxo Financeiro — Gestão de pagamentos

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